Organizační řád

Článek 1 – Všeobecná ustanovení

1. Organizační řád sdružení Wikimedia Česká republika (dále jen „Sdružení“) rozvíjí a doplňuje Stanovy Sdružení.

Článek 2 – Členství

1. Písemná přihláška k členství musí obsahovat:
   1. jméno, příjmení a datum narození žadatele o členství,
   2. adresu pro doručování písemností,
   3. u nezletilého žadatele souhlas jeho zákonného zástupce,
   4. souhlas žadatele se zpracováním uvedených osobních údajů pro vnitřní potřebu Sdružení.
2. Písemná přihláška k členství může obsahovat také:
   1. přihlašovací jména a názvy Projektů Wikimedia, ve kterých žadatel působí,
   2. platnou adresu elektronické pošty nebo jiný kontakt pro rychlou komunikaci,
   3. další údaje stanovené Radou se souhlasem Revizní komise.
3. Člen rady může při přijetí přihlášky požadovat ověření totožnosti žadatele.
4. Sympatizující členové, kteří jsou právnickými osobami, působí ve Sdružení prostřednictvím určeného zástupce.
5. Podněty řádných členů k udělení čestného členství projedná Rada. Na návrh Rady a na základě souhlasu kandidáta uděluje čestné členství Valná hromada.
6. Vznik nebo zánik členství je bez zbytečného prodlení oznámen na internetových stránkách Sdružení a přímo dotčené osobě, případně i jiným vhodným způsobem. Proti rozhodnutí o nepřijetí nebo vyloučení se může dotčená osoba prostřednictvím Rady odvolat k Valné hromadě do 15 dnů od rozhodnutí. Toto odvolání nemá odkladný účinek. Rozhodnutí o odvolání se stává povinnou součástí programu nejbližší Valné hromady, která o členství rozhodne s konečnou platností.
7. Výši členského příspěvku stanovuje Valná hromada na návrh Rady.
8. Členské příspěvky na kalendářní rok musí být uhrazeny do konce prvního čtvrtletí každého roku. Pokud se v průběhu prvního čtvrtletí koná Valná hromada, může její svolavatel v pozvánce výslovně stanovit zkrácení této lhůty před začátek Valné hromady.
9. Pokud členství řádného člena vznikne v posledním čtvrtletí kalendářního roku, je zproštěn povinnosti hradit členský příspěvek na rok následující.
10. Kterýkoliv řádný člen může být na základě rozhodnutí Rady zproštěn povinnosti hradit členský příspěvek.

Článek 3 – Příprava Valné hromady

1. O termínu, místě a programu jednání Valné hromady uvědomí Rada členy Sdružení nejméně 30 dní před datem konání Valné hromady.
2. Výroční Valnou hromadu nelze uskutečnit dříve než 6 měsíců po konání předchozí výroční Valné hromady.
3. Rada je povinna svolat Valnou hromadu dle bodů 6.5.b až 6.5.d Stanov tak, aby se konala do 60 dnů od rozhodné události. Nemůže-li ji svolat nebo nesplní-li tuto lhůtu, svolá Valnou hromadu Revizní komise tak, aby se konala do 60 dnů od zjištění této skutečnosti.
4. Výroční zprávu o hospodaření Sdružení předkládá Rada Valné hromadě. Předkládanou zprávu dá členům k dispozici nejméně týden před konáním výroční Valné hromady.

Článek 4 – Jednání Valné hromady

1. Jednání Valné hromady zahajuje Rada, která ihned uspořádá volbu Řídícího výboru a Volební komise. Poté předá řízení Valné hromady Řídícímu výboru.
2. Řídící výbor Valné hromady se skládá z předsedy a 2 členů. Je volen z řad přítomných řádných členů ve veřejném hlasování.
3. Schválená rozhodnutí podepisuje společně předseda Řídícího výboru s alespoň jedním jeho členem, při nepřítomnosti předsedy zbylí dva členové Řídícího výboru.
4. Volební komise organizuje volby. Je aspoň dvoučlenná a je volena z řad přítomných řádných členů ve veřejném hlasování.
5. Valná hromada rozhoduje veřejným hlasováním. Není-li ve Stanovách nebo v Organizačním řádu uvedeno jinak, je návrh přijat právě tehdy, když na Valné hromadě hlasuje víc členů pro něj než proti němu, zdržení se hlasování se nepovažuje za hlas proti návrhu. V konkrétním případě může Valná hromada rozhodnout o jiném způsobu hlasování.
6. Předsedu Sdružení, členy Rady a členy Revizní komise volí Valná hromada z řad zletilých řádných členů tajným hlasováním, pokud nerozhodne, že hlasování bude veřejné.
7. Při volbách předsedy Sdružení se postupuje takto:
   1. Každý hlasující označí na volebním lístku nejvýše jednoho kandidáta, kterému dává hlas.
   2. V prvním kole je zvolen ten kandidát, který získal nadpoloviční počet hlasů.
   3. Není-li v prvním kole zvolen žádný kandidát, koná se druhé kolo, do kterého postupují dva kandidáti s nejvyšším počtem hlasů. Získalo-li více kandidátů na druhém místě stejný počet hlasů, postupují do druhého kola všichni tito kandidáti.
   4. Pokud se prvního kola účastnil jen jeden kandidát a nebyl-li zvolen, je možné navrhnout další kandidáty a první kolo opakovat.
   5. Ve druhém kole je zvolen ten kandidát, který získal nadpoloviční počet hlasů.
   6. Nebyl-li takto zvolen žádný kandidát, volby se opakují, pokud Valná hromada nerozhodne jinak.
   7. Po zvolení předsedy Sdružení následuje volba členů Rady.
8. Při volbách nebo doplňování Rady a Revizní komise se postupuje takto:
   1. Valná hromada stanoví počet členů voleného orgánu.
   2. V každém kole hlasování označí hlasující na volebním lístku ty kandidáty, kterým uděluje svůj hlas. Označit smí maximálně tolik kandidátů, kolik členů orgánu se volí.
   3. Zvoleni jsou ti kandidáti, kteří v daném kole získali nadpoloviční počet hlasů, v pořadí podle počtu získaných hlasů až do počtu volných míst v orgánu, do kterého se volí.
   4. Není-li v naplněn počet členů voleného orgánu, rozhodne Valná hromada, zda konat další kolo voleb, snížit stanovený počet členů voleného orgánu nebo ponechat orgán částečně neobsazen.
   5. Pokud se koná další kolo voleb, postupují do něj všichni nezvolení kandidáti z předchozího kola. Lze do něj také navrhnout další kandidáty. Je však možno uspořádat nejvýše 2 kola voleb.
9. O výsledku voleb vypracuje volební komise záznam stvrzený podpisy dvou jejích členů.
10. V případě, že Valná hromada neschválí dokument dle bodu 6.12.5 nebo 6.12.6 Stanov, zařazuje se jako bezprostředně následující bod programu hlasování o odvolání Rady.
11. V případě, že Valná hromada neschválí dokument dle bodu 6.12.8 Stanov, zařazuje se jako bezprostředně následující bod programu hlasování o odvolání Revizní komise.
12. Pokud v průběhu Valné hromady dojde k odvolání Rady nebo Revizní komise nebo k rezignaci některých členů těchto orgánů, je do programu zařazen bod o volbě nových členů tak, aby byli zvoleni ještě na tomto zasedání Valné hromady. V případě rezignace nebo odvolání předsedy Sdružení je třeba provést novou volbu celé Rady.
13. O veřejnosti jednotlivých bodů programu Valné hromady rozhoduje Řídící výbor.

Článek 5 – Rada

1. Členové Rady nemohou zastávat funkce v jiných orgánech Sdružení.
2. Místopředsedu volí Rada z vlastních řad na návrh předsedy Sdružení.
3. Funkci předsedy Sdružení nelze kombinovat s jinou funkcí v Radě.
4. Rozhodnutí Rady jsou schvalována ve veřejném hlasování prostou většinou hlasů. Hlasování může probíhat pouze za přítomnosti více než poloviny členů Rady. V konkrétním případě může Rada přistoupit k jinému způsobu hlasování.
5. Zasedání Rady jsou přístupná všem členům Sdružení, vyjma těch bodů programu, které Rada vyhlásí za neveřejné.
6. Každé řádné zasedání Rady musí být nejméně 3 dny předem oznámeno spolu s termínem a místem konání. Rada zveřejní s pozvánkou i předběžný program jednání a podklady pro jednání, které doplňuje bez zbytečného odkladu. Je-li třeba projednat úkon, který nesnese odkladu, lze lhůtu ke zveřejnění pozvánky přiměřeně zkrátit.
7. Informace, které Rada bere pouze na vědomí (např. vystoupení člena ze Sdružení podle bodu 3.9.1 Stanov), není nutné projednávat na zasedání Rady. Poté, kdy je tato informace doručena Radě, libovolný člen Rady uvede zprávu o přijetí informace na webu Sdružení, čímž je vzata na vědomí.
8. Rada informuje členy Sdružení o své činnosti na internetových stránkách Sdružení. Svá rozhodnutí zde zveřejňuje do 7 dnů od jejich schválení.
9. Hospodář Rady může samostatně rozhodovat o finančních operacích Sdružení do souhrnné výše 5000 Kč za měsíc.
10. Při rozhodování podle bodu 7.8 Stanov se Rada řídí ustanoveními o disciplinárním řízení. Proti rozhodnutí Rady lze podat prostřednictvím Rady odvolání k Valné hromadě do 15 dnů od doručení rozhodnutí. Toto odvolání nemá odkladný účinek.
11. Rada dále:
    1. navrhuje čestné členy,
    2. vede o svých jednáních řádné záznamy,
    3. předkládá Valné hromadě výroční zprávu o činnosti Rady a výroční zprávu o hospodaření,
    4. poskytne Revizní komisi písemnou odpověď na všechny její písemné podněty,
    5. projednává záležitosti týkající se jednotlivých Projektů Wikimedia s kontaktními osobami těchto projektů.
12. Jestliže člen Rady rezignuje nebo přestane být členem Sdružení, předseda Sdružení navrhne na toto místo některého z řádných členů Sdružení. O návrhu uspořádá Rada Korespondenční hlasování. Během funkčního období Rady lze takto doplnit maximálně 2/5 stanoveného počtu členů Rady.
13. Pokud rezignuje nebo přestane být členem Sdružení předseda Sdružení, zbylí členové Rady svolají Valnou hromadu, která bude mít na programu volbu předsedy Sdružení a Rady.
14. Jestliže počet obsazených míst Rady klesne pod 3, ustanovení bodu 5.11 se neuplatní a zbylí členové Rady svolají Valnou hromadu, která bude mít na programu volbu předsedy Sdružení a Rady. Neúplná Rada smí do té doby užívat své pravomoci pouze k neodkladným úkonům.
15. V případě, že rezignují nebo přestanou být členem Sdružení všichni členové Rady, svolá Revizní komise Valnou hromadu, která bude mít na programu volbu nové Rady. Revizní komise v takovém případě zastupuje Radu, smí však pravomocí Rady využít jen k provádění úkonů, které nesnesou odkladu.

Článek 6 – Revizní komise

1. Členové Revizní komise nemohou zastávat funkce v ostatních orgánech Sdružení.
2. Členem Revizní komise se nemůže stát osoba blízká některému z členů Rady.
3. Předsedu Revizní komise volí komise z vlastních členů.
4. Rozhodnutí Revizní komise jsou schvalována ve veřejném hlasování prostou většinou hlasů. V konkrétním případě může Revizní komise přistoupit k jinému způsobu hlasování.
5. Revizní komise předkládá Valné hromadě výroční zprávu o činnosti Revizní komise.
6. Jestliže člen Revizní komise rezignuje nebo přestane být členem Sdružení, předseda Revizní komise navrhne na toto místo některého z řádných členů Sdružení. O tomto návrhu uspořádá Rada Korespondenční hlasování.
7. Pokud rezignují nebo přestanou být členy Sdružení všichni členové Revizní komise, Rada svolá Valnou hromadu, která bude mít na programu volbu nové Revizní komise.

Článek 7 - Hospodář

1. Hospodářem se může stát řádný člen Sdružení starší 18 let. Hospodářem nesmí být předseda Sdružení.
2. Výkonem funkce pověřuje hospodáře Rada.
3. Hospodář může samostatně rozhodovat o finančních operacích Sdružení do souhrnné výše 5000 Kč za měsíc. Finanční operace nad tuto částku musí schválit Rada.

Článek 8 – Korespondenční hlasování

1. Hlasování může být prováděno poštou, elektronickou poštou, pomocí webových stránek Sdružení nebo jiným způsobem zajišťujícím důvěryhodnost hlasování. Technický způsob hlasování stanoví vždy při jeho vyhlášení Rada.
2. Pokud Rada nerozhodne jinak, Korespondenční hlasování je veřejné.
3. Korespondenční hlasování vyhlašuje Rada:
   1. z vlastní iniciativy,
   2. pokud to vyžaduje ustanovení Stanov nebo Organizačního řádu,
   3. na návrh předložený alespoň čtvrtinou řádných členů.
4. Korespondenční hlasování se nevyhlašuje, pokud se má do 60 dnů uskutečnit Valná hromada. O této skutečnosti neprodleně informuje Rada na internetových stránkách Sdružení.

Článek 9 – Ochrana osobních údajů

1. Sdružení při shromažďování, ukládání, používání a jiném zpracování osobních údajů svých členů postupuje podle Zákona o ochraně osobních údajů (č. 101/2000 Sb.).
2. Veškeré osobní údaje členů Sdružení jsou přístupné členům Rady, kteří mají na starost evidenci členů. K osobním údajům mohou mít dále přístup:
   • ostatní členové Rady a Revizní komise, v případě že osobní údaje členů potřebují ke své činnosti
   • členové Sdružení pověření Radou k ověřování údajů na přihláškách, a to v rámci tohoto ověřování
   • osoby zajišťující výrobu členských průkazů v rozsahu nezbytném pro vykonávání této činnosti.
3. Členové zmínění v bodu 9.2 jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích členů Sdružení, pokud tito nedali souhlas s jejich zveřejněním. Tato povinnost platí i po skončení mandátu, při jejím porušení se uplatní ustanovení o disciplinárním řízení.
4. Vyžaduje-li činnost Sdružení zpracování osobních údajů dalšími osobami, bude na to člen zvlášť upozorněn a musí s tím vyjádřit souhlas.
5. Předseda, místopředseda a hospodář Sdružení a předseda Revizní komise jsou povinni zveřejnit své jméno, příjmení a libovolný aktuálně platný kontakt. Za tento kontakt se nepovažuje webová stránka rozhraní pro zasílání e-mailů. Na základě vlastního uvážení mohou zveřejnit i další osobní údaje. Ostatní členové orgánů nejsou povinni osobní údaje v tomto rozsahu zveřejnit, v případě, že tak neučiní, pozbývají právo podepisovat rozhodnutí Rady.
6. Osobní údaje členů Sdružení jsou uchovávány po dobu dvou let od ukončení členství.
7. V případě, že člen Sdružení požádá o likvidaci svých osobních údajů, považuje se tento krok za oznámení člena Sdružení, v němž jasně a jednoznačně vyjádřil svoji vůli vystoupit ze Sdružení. Ustanovení bodu 9.6 se v tomto případě nepoužije.
8. Rada je povinna bezodkladně zajistit likvidaci osobních údajů, u kterých pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo osobních údajů, u kterých subjekt údajů o likvidaci požádal.
9. Údaje, jejichž uchování vyžaduje zvláštní právní předpis, uchovává Sdružení po dobu stanovenou tímto předpisem. Ustanovení bodů 9.6 a 9.8 se při tom pro tyto údaje nepoužije.