Finanční pravidla

Tato stránka popisuje zásady schvalování a proplácení výdajů členům spolku Wikimedia Česká republika a dalším dobrovolníkům podílejícím se na činnosti spolku. Tyto zásady platí od 1. 2. 2016 na základě schválení radou.

Schvalovací proces

Proces schvalování je navržen v duchu transparentnosti spolku, jednoduchosti a delegování pravomocí na co nejširší skupinu řádných členů, ale zároveň s ohledem na finanční zodpovědnost rady spolku. Vystupují v něm tito klíčoví hráči:

• Žadatel - člen či nečlen, který realizuje cestu či jiný výdaj a žádá o proplacení (na účet žadatele či kohokoliv jiného, kdo nese náklady). Výdaje žadatel eviduje v tzv. ticketech v Trackeru Wikimedia ČR.
• Schvalovatel - radou pověřený, zpravidla řádný člen spolku se znalostí daného tematického okruhu. Schvalovatelem je též rada; další oprávnění schvalovatelé jsou pro každý tematický okruh uvedeni v Seznamu témat.

Pokud je žadatel nebo příjemce finančních prostředků zároveň oprávněným schvalovatelem, je z rozhodování pro daný ticket vyloučen.

Schvalování výdajů probíhá následujícím způsobem:

1. Žadatel v Trackeru eviduje své plánované výdaje, které mají být nahrazeny z prostředků spolku. Pokud žadatel uskuteční výdaj před schválením ticketu, nevzniká mu automatické právo na jeho uznání.

   Cesty v rámci Mediagrantu – pokud žadatel během cesty dodržuje všechna pravidla tématu, pro které fotografuje – se předem nepodávají ke schválení.

2. Pro každou aktivitu založí jeden ticket v Trackeru.

   Pokud nemá žadatel během zakládání ticketu dostatek informací, ale prodlením by mohlo dojít k ohrožení plánované akce, může žadatel podat ticket i bez přesného rozpočtu či popisu s příslušným vysvětlením, proč to bylo nutné.

3. Jakmile žadatel ticket vyplní včetně plánovaného rozpočtu, podá jej ke schválení. V 18:00 (CET) každý den schvalovatelé obdrží e-mailem seznam ticketů, které byly v uplynulých 24 hodinách podány ke schválení, přijetím e-mailu začíná diskuze mezi schvalovateli. Schvalovatelé vedou diskuzi v diskuzi k danému ticketu v Trackeru. V naléhavých mimořádných případech, nebo v případě, že nedojde ke konsenzu, může o ticketu rozhodnout předseda spolku na základě vnitřní diskuze mezi radními.
4. Po uskutečnění akce a zadání výdajů v ticketu schvalovatel výdaje (či jejich část vyjádřenou procenty) schválí a označí ticket k proplacení. Pokud výdaje přesáhnou plánovaný rozpočet, nevzniká žadateli automatické právo na proplacení těchto nadvýdajů.
5. Schválené tickety a k nim příslušné účetní doklady eviduje a zpracovává administrátor. O nových ticketech, které byly schváleny a jsou připraveny k proplacení, informuje vždy ve vhodný čas hospodáře spolku.
6. Hospodář spolku zajišťuje proplácení ticketů, a to zpravidla převodem z transparentních účtů spolku, v mimořádných případech hotově z pokladny.

Cestovní výdaje

Spolek poskytuje svým členům a dalším dobrovolníkům, kteří vykonávají cesty pro pobočku, stravné, náhradu jízdních výdajů (jízdenek), výdajů za ubytování a nutných vedlejších výdajů (např. vstupenky, parkovné). Jde o obdobu služebních cest zaměstnanců (v našem případě se však tyto cesty neřídí zákoníkem práce). Případy zde neuvedené se přiměřeně řídí cestovní politikou Nadace. Tato sekce se netýká proplácení výdajů za cesty uskutečňované v rámci fotodokumentace České republiky (program Mediagrant). Tyto cesty se z úsporných důvodů hodnotí přísněji a jejich pravidla jsou dostupná na stránkách Mediagrantu.

Ticket by měl obsahovat následující informace:

• datum začátku a konce cesty,
• jestli se jede autem nebo veřejnou dopravou (u auta i případní spolucestující),
• jak je zajištěno ubytování (přibližná cena) a jaké další vyšší výdaje se předpokládají.

Rada nebo komise tématického okruhu může snížit proplacenou částku nebo cestovní výdaje a stravné neproplatit, pokud byl způsob cesty výrazně nehospodárný nebo ve zprávě o cestě byly uvedeny nepravdivé údaje.

Stravné

Při cestě mimo bydliště má člen nárok na stravné podle délky cesty. Tato délka se počítá od odjezdu z místa bydliště do příjezdu zpět.

• Při cestě trvající v daném dni 5 – 12 hodin má člen nárok na 70,- Kč.
• Při cestě trvající v daném dni 12 – 18 hodin má člen nárok na 106,- Kč.
• Při cestě v daném dni delší než 18 hodin má nárok na 166,- Kč.
• Za každé poskytnuté jídlo (typicky snídaně v ceně ubytování, ale podle okolností i oběd nebo večeře) se odečítá 41,- Kč.

Dobrovolníkům, kteří cestují v rámci grantů, se poskytuje stravné pouze v případě, že to pravidla grantu umožňují.

Částky stravného uvedené v této kapitole se k 1. lednu každého roku automaticky upravují podle vyhlášky, kterou Ministerstvo práce a sociálních věcí pro konkrétní rok vydá k provedení § 189 odst. 1 b) Zákoníku práce.

Zahraniční cesty

• Stravné podle předchozí kapitoly se proplácí při tuzemských cestách. Při zahraničních cestách se proplácí stravné ve výši tuzemského, pokud rada nestanoví pro konkrétní cestu či zemi koeficient, kterým se uvedené částky násobí.

Jízdní výdaje

• Při cestě veřejnou dopravou se proplácí cena doložených jízdenek včetně městské dopravy.
• Při předložení dražších jízdenek se proplácí 110 % nejvýhodnějšího komfortního, ale ekonomického způsobu dopravy.
• Při cestě autem se proplácí 4,50 Kč za km.
• Při cestách na místa dobře dostupná veřejnou dopravou se proplácí jízda autem jen v odůvodněných případech (přeprava materiálu, většího počtu osob, potřeba auta v místě atd.). Pokud cestující i přesto použije auto, proplácí se 110 % ceny jízdenky podle druhého bodu.
• V letecké dopravě se proplácí bookovací třídy economy. Pokud není zavazadlo nebo jídlo obsaženo v ceně letenky, proplácí se jedno zapsané zavazadlo a při letech na středně dlouhou vzdálenost jedno jídlo, při letech na dlouhou vzdálenost dvě jídla.

Výdaje za ubytování

Výdaje se proplácejí pouze na základě dokladu o zaplacení (stvrzenka, zaplacená faktura).

Proplácení času

Při cestách členů je možné aktivitu dobrovolníků podpořit proplacením času stráveného při řízení či provádění těchto projektů. Tyto výdaje proplácí zpravidla instituce, kam dobrovolník Wikimedia ČR vyjíždí, na základě připraveného ceníku [.doc], a to přibližně v následujících cenových hladinách:

• cestovné - 117 Kč/hodina
• administrace - 147 Kč/hodina
• lektorování - 176 Kč/hodina

V odůvodněných případech u prioritních projektů, kdy hostující instituce nemůže tyto náklady částečně či plně pokrýt, může proplatit Wikimedia ČR tyto výdaje na základě Dohody o provedení práce s tímto dobrovolníkem. Toto proplácení není automatické a provádí se jen po předchozí domluvě s radou spolku či s komisí tématického okruhu.

Další výdaje spolku

Investice

Návrh na pořízení nespotřebního majetku může podat kdokoliv. Při schvalování se vyhodnocuje, kolik členů či projektů spolku majetek využije nebo pro jaký konkrétní účel se majetek využije při plnění cílů spolku. Veškerý hmotný majetek se eviduje na stránce Evidence majetku na interní wiki spolku a za jeho zařazení do seznamu je zodpovědný žadatel. Majetek je standardně uložen v kanceláři spolku, výjimkou je vybavení, které si někdo vypůjčil. Vypůjčení majetku se eviduje v Evidenci majetku nebo na speciálních přehledových stránkách, na které je z Evidence majetku odkázáno.

Spotřební materiál

Spotřební materiál, jako kancelářské potřeby a papírnictví či poštovní ceniny, je uložen v kanceláři pro potřeby členů. V odůvodněných případech mohou být tyto náklady oproti účtenkám propláceny i např. zaměstnancům či obecně projektovým manažerům, kteří pracují z domova.

Pravidelné výdaje

Pravidelné výdaje, např. výdaje na provoz kanceláře, administruje hospodář spolku. Nepočítají se do limitu pro rozhodování hospodáře dle bodu 7.3. organizačního řádu - pravidelné náklady stačí schválit jen jednou na počátku plnění.