Manuál na Tracker

Tento návod je draftem.

Tato stránka si klade za cíl popsat změny, které se odehrály během úprav trackeru v průběhu roku 2017 a také popsat, jak se v trackeru pracuje a sloužit jako nápověda pro tracker.

Co se změnilo?

Zde jsou stručně vypsány změny v Trackeru, podrobnosti jsou níže.

Ovlivní všechny uživatele

• Tikety je nyní možné podat k předschválení s předběžným rozpočtem.
• Schvalovatel může požádat o předání reportu z akce
• Tikety nyní umožňují výslovně požádat o finanční zálohu, je tedy možné se vyhnout opakovanému schvalování jednoho tiketu jen kvůli záloze
• Jednou schválené reálné/plánované výdaje nemůže měnit nikdo, kdo není schvalovatel
• Namísto stávajícího složitého systému plateb se pouze označují jako proplacené jednotlivé výdaje - znamená to, že žádný nový tiket nemůže být přeplacen, taková situace nemůže nastat
• Namísto vkládání odkazu na konanou akci někam do popisu tiketu je možné odkaz přidat do zvláštního pole rovnou při editaci tiketu

Ovlivní schvalovatele

• Tracker automaticky podepisuje garanta do pole Poznámky schvalovatele
• Tiket není možné schválit bez přidaného ohodnocení - výchozí ohodnocení je 100 % (zdaleka nejčastější)

Workflow tiketu – žadatel

Zde je uveden postup tiketu z pohledu žadatele. Postup pro schvalovatele je popsán níže. Podrobnější postup, jak v trackeru udělat jednotlivé zde popisované kroky je k dispozici nížeji v tomto návodě.

Ticket se zakládá v následujících okamžicích:

• Jedná-li se o jednorázovou akci malého rozsahu – cesty FČO, Chráněná území, nákup kancelářských potřeb atp., tiket se zakládá až tehdy, když jsou jasné reálné výdaje, podle ohodnocení garanta je mu tiket proplacen (proplácí se celkové výdaje*ohodnocení/100)
• Jedná-li se o jednorázovou akci většího rozsahu – Wikikonference, Wikiexpedice, školení, cesta do zahraničí, nákup nábytku/fotoaparátu/počítače, tiket se zakládá již před akcí a vyplňuje se předběžný rozpočet. Před samotným vydáním je nutné zajistit si předschválení některým ze schvalovatelů. Pokud žadatel vyžaduje finanční zálohu, je nutné to vyznačit v tiketu. Záloha rovněž podléhá předschválení. Na základě schvalovatelova uvážení může být požadován report
• Jedná-li se o dlouhodobou akci většího rozsahu – typicky kurzy SPW/SePW, postup je v zásadě shodný, jako u předchozího bodu. Může se ale jednat o menší částky a report je až na výjimky povinný.
• Jedná-li se o průběžné proplácení se stálými, nepříliš měnícími se výdaji – platy zaměstnanců, internet, nájem, tiket se zakládá na začátku období (obvykle kalendářní rok) a na základě předschválení pravidelně proplácí hospodář spolku.

1. V okně pro založení nového tiketu žadatel popíše svůj úmysl, tj. na co a proč mají být peníze uvolněny a zařadí tiket do určitého tématu (pokud si žadatel není jist, může kontaktovat Vojtěcha Veselého na vojtech.vesely@wikimedia.cz anebo zařadit tiket do tématu Nejsem si jist/a). Pokud existuje nějaká stránka vztahující se k akci, vloží se do samostatného políčka Odkaz na akci, aby to ostatní nemuseli dohledávat.
2. V závislosti na okamžiku založení tiketu (popsáno viz výše) žadatel vyplní buďto výdaje, které předpokládá, že bude muset vynaložit (uvádí se do sekce Plánované výdaje) anebo rovnou výdaje skutečně vynaložené (pokud již akce proběhla) – při zakládání se neuvádí oboje typy výdajů. Pokud je to vyžadované daným tématem, uvede i odkazy na příslušné soubory.
3. Pokud si žadatel přeje obdržet finanční zálohu, musí její výši (maximální výše je omezena sumou plánovaných výdajů) uvést v políčku záloha. V takovém případě neuvádí reálné výdaje.
4. Žadatel založí tiket
5. Jakmile je tiket připraven, kliknutím na tlačítko Podáno k předschválení tiket žadatel zašle garantům daného tématu k předschválení. Pokud je tiket zakládán až po akci, podává se tiket rovnou ke schválení
6. Žadateli je doporučeno se ujistit, že je tiket před akcí předschválen. Pokud není, nemá zaručeno, že jeho výdaje bude někdo chtít proplatit.
7. Po skončení akce žadatel vyplní tabulku Reálné výdaje. Poté tiket podá ke schválení.
8. Může se stát, že schvalovatel si již před schválením vyžádal report. V takovém případě je nutné ho napsat a publikovat na interní wiki spolku a odkaz na něj uveřejnit v Komentářích v trackeru.
9. Žadatel naskenuje jakékoliv účetní doklady, na základě kterých má být propláceno. Papírové doklady se zasílají poštou na adresu sídla spolku, elektronické doklady se nahrávají pouze do Trackeru. Po nahrání veškerých dokladů toto oznámí tlačítkem účtenky poslány.
10. Po schválení tiketu schvalovatelem (schvalovatel může snížit ohodnocení a proplatit tak jen určitou procentní část výdajů) se tiket proplatí na žadatelův bankovní účet. Při podání prvního tiketu je nutné kontaktovat hospodáře (tuto roli plní výkonná ředitelka spolku Klára Joklová, klara.joklova@wikimedia.cz) a sdělit mu své číslo bankovního účtu. Ideálně tuto informaci žadatel přidá i do nastavení trackeru.
11. Po proplacení je tiket označen jako archivován.

Workflow tiketu - schvalovatel

(bude doplněno)

Podrobný návod pro žadatele

Tato sekce návodu na Tracker popisuje, jakým způsobem se na Trackeru provádějí určité úkony, a to od těch nejzákladnějších až po ty nejpokročilejší. Tento návod je tvořen pro českou verzi trackeru. Chcete-li změnit jazyk, je pro to určeno tlačítko change language v horním menu trackeru.

a) založení tiketu

1. Založení tiketu se provádí na hlavní straně stisknutím tlačítka Vytvořit nový tiket. Tiket je nejzákladnější jednotka, ve které se ve spolku Wikimedia Česká republika (WMCZ) ukládají informace o veškerých výdajích. Ty jsou pak placeny (či propláceny) z transparentních účtů
2. Po kliknutí na toto tlačítko se dostanete na formulář určený k vyplnění údajů o akci.
   1. Do pole Datum akce patří datum, kdy se koná/konala akce, ke které se tiket váže - povinné pole
   2. Do pole Shrnutí patří název akce, ke které se tiket váže - povinné pole
   3. Do pole Téma se vybírá téma, ze kterého má být výdaj placen. Pokud si nejste jisti, kontaktujte administrátora grantů Vojtěcha Veselého na vojtech.vesely@wikimedia.cz - povinné pole
   4. Do pole Odkaz na akci patří odkaz na stránku kupř. na Wikipedii, která se k akci vztahuje. Toto pole se vyplňuje jen tehdy, pokud taková stránka existuje. Nepovinné pole.
   5. Do pole Popis se uvádí podrobnější informace o akci, obvykle např. na základě čeho byl určen předběžný rozpočet, případně jakékoliv další informace, které mohou pomoci schvalovatelům se o tiketu kvalifikovaně rozhodnout.
   6. Do pole Záloha se umísťuje výše požadované finanční zálohy na akci. Tato záloha nesmí být vyšší než celkové množství uvedených plánovaných výdajů a musí být předschválena, jinak nemůže být proplacena.
3. Po vybrání tématu Tracker rozbalí další sekci, do které je možné uvést další informace o akci. To, co se zobrazí, se liší téma od tématu, podle toho, co jeho schvalovatelé vyžadují. Pokud si myslíte, že by se nějaká část objevit měla a neobjevuje se, kontaktujte Radu spolku na rada@wikimedia.cz.
   1. Sekce Odkazy na soubory
      1. Do této sekce se uvádí média, které byly během akce nafocené. Obvykle se uvádí pouze nové objekty. Tato sekce se týká především MediaGrantu a podobných témat a nemusí být zobrazena u všech tiketů.
      2. Do sloupce URL se uvádí odkaz na kategorii nového objektu na Wikimedia Commons
      3. Do sloupce popis se uvádí popis takového objektu a do sloupce počet fotografií daného objektu.
   2. Sekce Plánované výdaje
      1. Do této sekce se uvádí odhadovaný rozpočet na akci. Rozpočet je nutné uvádět v korunách českých. V případě cizoměnových výdajů se doporučuje použít převodní kurz ČNB. Je ale nutné uvést použitý kurz v popisu tiketu.
      2. Do pole stručně Popis se uvádí, za co mají být uvedené peníze utraceny. Příkladem může být MHD po Praze [4 osoby]. Toto pole by mělo být co nejstručnější. Podrobnější informace pak mohou být uvedeny kupř. v Popisu tiketu.
      3. Zaškrtávátko Mzdový určuje, zda je či není daný plánovaný výdaj mzdového charakteru. Údaje z tohoto zaškrtávatka se používají ke konci roku během uzavírání trackeru.
   3. Sekce Reálné výdaje
      1. Do této sekce se uvádí skutečně vydané prostředky. Rozpočet je nutné uvádět v korunách českých. V případě cizoměnových výdajů se doporučuje použít převodní kurz ČNB. Je ale nutné uvést použitý kurz v popisu tiketu.
      2. Sekce je jinak podobná té předchozí.
4. Veškeré uvedené informace je možné editovat i po založení tiketu, minimálně do doby, než bude (před)schválen (není možné editovat to, co již bylo schváleno schvalovatelem, tj. po předschválení plánované výdaje, po schválení plánované+reálné výdaje).

b) nahrání dokladů

Je nutné, aby Tracker obsahoval elektronickou podobu dokladů, na základě kterých má být propláceno. Pokud jsou doklady původně papírové, do trackeru se skenují a následně zasílají na sídlo spolku. Postup, jak nahrát doklady do Trackeru popisuje tato sekce.

Není třeba se bát o důvěrnost informací v dokladech uvedených. Mohou je vidět pouze vlastníci daných tiketů (tj. žadatelé), schvalovatelé a Rada WMCZ. Stejné skupiny osob mohou do trackeru doklady nahrávat.

1. Nejprve je nutné si na Trackeru najít tiket, ke kterému chcete doklady přiřadit. Poté si daný tiket rozklikněte a klikněte v něm na tlačítko Upravit doklady
2. Poté se zobrazí nové okno, kde jsou jednak vyjmenované doposud nahrané doklady a také tlačítko nahrát nový doklad, které vede na formulář pro nahrání nového dokladu
3. V sekci File je nutné vybrat doklad, který chcete nahrát, na svém počítači. Jeho název se předvyplní do sekce Name. Je-li název nicneříkající, je lepší ho přepsat na něco rozumnějšího. Zvykem je nepoužívat diakritiku.
4. V nepovinném poli Description je vhodné uvést, k čemu konkrétně se daný doklad vztahuje. Je totiž nutné, aby schvalovatelé mohli jednotlivé doklady spojit s jednotlivými (reálnými) výdaji a mohli je úspěšně proplatit. Je lépe uvést jednu informaci vícekrát, nežli vůbec.
5. Doklad se nahraje prostřednictvím stisknutí tlačítka Nahrát. Chcete-li okamžitě přidat další odkaz, klikněte na Nahrát a přidat další. Doklad se následně objeví v sekci Doklady u samotného tiketu (pokud máte práva si doklady prohlížet).

c) potvrzení tiketu

1. Tracker umožňuje tikety potvrdit několika způsoby a tím sdělit schvalovatelům určité skutečnosti. Tracker v současnosti umožňuje tiket potvrdit jako a) podaný k předschválení b) podání ke schválení c) oznámení zaslání účtenek
2. Všechny tyto typy značek může přidat pouze schvalovatel anebo žadatel tiketu. Tento manuál popisuje pouze postup pro žadatele.
3. Žadatel může k tiketu přidat značky ze shrnutí tiketu (screenshot níže). Je nutné být přihlášen(a).
4. Po zvolení jednoho z typů potvrzení se objeví obdobné okno, jako je vyobrazeno na screenshotu níže
5. Do políčka Komentář se obvykle nic nevpisuje, výjimku tvoří značka účtenky poslány, kde žadatel poznamenává, že účtenky má jenom digitálně poznámkou elektronicky.
6. Jednou přidanou značku je možné odebrat obdobným způsobem.

Podrobný návod - schvalovatel

Tato sekce návodu popisuje nejrůznější aktivity v trackeru, které dělá schvalovatel. Téměř veškeré činnosti schvalovatele probíhají v administraci trackeru. Do té je možné se dostat tlačítkem administrace v pravém menu, anebo tlačítkem editovat v administraci u konkrétního tiketu, který chcete změnit. Každá změna v administraci je zaznamenána v historii.

a) schválení tiketu

1. Nejprve je nutné si konkrétní tiket otevřít v administraci. To je možné provést buďto tlačítkem editovat v administraci u tiketu v uživatelské části trackeru, anebo se k tiketu dostat jiným způsobem přímo skrze administraci (pomocí tlačítka administrace v pravém horním rohu uživatelské části trackeru).
2. V pravé části nadepsané Schválení je seznam provedených označení (přidaných acků). Jako ack se nazývá jakékoliv označení tiketu, od podání ke schválení po jeho archivaci.
3. Schválení se provádí stisknutím tlačítka add ack. Po výběru daného typu schválení a přidání případného komentáře se ack automaticky přidá a tiket uloží.
4. K tiketu není možné přidat ack schváleno, pokud není vyplněno Ohodnocení. Ohodnocení vyjadřuje procenty, kolik výdajů bude žadateli proplaceno. Tracker automaticky toto pole předvyplňuje na 100 %.

V případě otázek či problémů...

• ...týkajících se platných pravidel, postupů či zvyklostí kontaktujte Radu spolku (rada@wikimedia.cz) anebo Vojtěcha Dostála (vojtech.dostal@wikimedia.cz), předsedu spolku
• ...týkajících se technické funkce trackeru, výpadku, nefunkčnosti funkce kontaktujte Martina Urbance (martin.urbanec@wikimedia.cz), který tracker spravuje po technické stránce.