Finanční pravidla

Tento předpis popisuje zásady schvalování a proplácení výdajů členům spolku Wikimedia Česká republika a dalším dobrovolníkům podílejícím se na činnosti spolku.

Schvalovací proces

Možná hledáte: Manuál na Tracker

Proces schvalování je navržen v duchu transparentnosti spolku, jednoduchosti a delegování pravomocí na co nejširší skupinu řádných členů, ale zároveň s ohledem na finanční zodpovědnost rady spolku. Vystupují v něm tito klíčoví hráči:

• Žadatel - člen či nečlen, který realizuje cestu či jiný výdaj a žádá o proplacení (na účet žadatele či kohokoliv jiného, kdo nese náklady). Výdaje žadatel eviduje v tzv. ticketech v Trackeru Wikimedia ČR.
• Schvalovatel - schvalovatelem pro všechna témata je vždy předseda spolku, radní pověřený oblastí financí a výkonný ředitel. Další řádní členové spolku a zaměstnanci mohou být pověřeni radou či výkonným ředitelem ke schvalování v konkrétním tematickém okruhu. Pokud je žadatel o finanční prostředky nebo jejich příjemce zároveň oprávněným schvalovatelem, je z rozhodování pro daný ticket vyloučen s výjimkou proplácení oprávněných nákladů. Seznam schvalovatelů pro dané téma je vždy uveden v Trackeru.

Schvalování výdajů probíhá následujícím způsobem:

1. Žadatel v Trackeru eviduje své plánované výdaje, které mají být uhrazeny z prostředků spolku. Pokud žadatel uskuteční výdaj před předschválením ticketu, nevzniká mu automatické právo na jeho uznání.

   Cesty v rámci témat Mediagrantu/Fotíme Česko – pokud žadatel během cesty dodržuje všechna pravidla tématu, pro které fotografuje – se předem nepodávají ke schválení.

2. Pro každou aktivitu založí jeden ticket v Trackeru, případně využije dlouhodobého ticketu.

   Pokud nemá žadatel během zakládání ticketu dostatek informací, ale prodlením by mohlo dojít k ohrožení plánované akce, může žadatel podat ticket i bez přesného rozpočtu či popisu s příslušným vysvětlením, proč to bylo nutné.

3. Jakmile žadatel ticket vyplní včetně plánovaného rozpočtu, podá jej k předschválení. V 18:00 (CET) každý den schvalovatelé obdrží e-mailem seznam ticketů, které byly v uplynulých 72 hodinách podány k předschválení či schválení, V případě výdaje nad 50 tis. Kč (neplatí pro opakované výdaje na základě podepsaných smluv) požádá schvalovatel o schválení Radu (na nástěnce či během zasedání).
4. Po uskutečnění akce a zadání reálných výdajů v ticketu schvalovatel výdaje (či jejich část vyjádřenou procenty) schválí a označí tím ticket k proplacení. Pokud výdaje přesáhnou plánovaný rozpočet, nevzniká žadateli automatické právo k proplacení těchto výdajů.

   Člen Rady nebo výkonný ředitel může jakýkoliv ticket podat ke druhému schválení do týdne či do proplacení ticketu (co nastane dříve), existují-li pochyby o existujícím schválení. Další schválení musí být uskutečněno jiným schvalovatelem, než původním.

5. Schválené tickety a k nim příslušné účetní doklady eviduje a zpracovává administrátor. O nových ticketech, které byly schváleny a jsou připraveny k proplacení, informuje vždy ve vhodný čas výkonného ředitele nebo jím pověřenou osobu.
6. Proplácení ticketů zajišťuje výkonný ředitel spolku nebo jím pověřená osoba, a to zpravidla převodem z transparentních účtů spolku nebo platební kartou, v mimořádných případech hotově z pokladny. V případě pochybností o oprávněnosti výdajů či jejich schválení, porušení finančních pravidel nebo pochybnosti o identitě příjemce má výkonný ředitel právo výdaj neproplatit.
7. Proplacení výdaje na 50 tis. Kč schvaluje též předseda nebo radní pověřený oblastí financí.
8. V naléhavých mimořádných případech, může o výdaji rozhodnout a proplatit jej bez předchozího schválení či předschválení ticketu předseda spolku, radní pověřený oblastí financí či výkonný ředitel.

Cestovní výdaje

Spolek poskytuje svým členům a dalším dobrovolníkům, kteří vykonávají cesty pro pobočku, stravné, náhradu jízdních výdajů (jízdenek), výdajů za ubytování a nutných vedlejších výdajů (např. vstupenky, parkovné). Jde o obdobu služebních cest zaměstnanců (v našem případě se však tyto cesty neřídí zákoníkem práce). Případy zde neuvedené se přiměřeně řídí cestovní politikou Nadace. Tato sekce se netýká proplácení výdajů za cesty uskutečňované v rámci fotodokumentace České republiky (program Mediagrant). Tyto cesty se z úsporných důvodů hodnotí přísněji a jejich pravidla jsou dostupná na stránkách Mediagrantu.

Ticket by měl obsahovat následující informace:

• datum začátku a konce cesty,
• jestli se jede autem nebo veřejnou dopravou (u auta i případní spolucestující),
• jak je zajištěno ubytování (přibližná cena) a jaké další vyšší výdaje se předpokládají.

Rada nebo komise tématického okruhu může snížit proplacenou částku nebo cestovní výdaje a stravné neproplatit, pokud byl způsob cesty výrazně nehospodárný nebo ve zprávě o cestě byly uvedeny nepravdivé údaje.

Stravné

Při cestě mimo bydliště má člen nárok na stravné podle délky cesty. Tato délka se počítá od odjezdu z místa bydliště do příjezdu zpět.

• Při cestě trvající v daném dni 5 – 12 hodin má člen nárok na 82 Kč.
• Při cestě trvající v daném dni 12 – 18 hodin má člen nárok na 124 Kč.
• Při cestě v daném dni delší než 18 hodin má nárok na 195 Kč
• Za každé poskytnuté jídlo (typicky snídaně v ceně ubytování, ale podle okolností i oběd nebo večeře) se odečítá 42 Kč.

Dobrovolníkům, kteří cestují v rámci grantů, se poskytuje stravné pouze v případě, že to pravidla grantu umožňují.

Částky stravného uvedené v této kapitole se k 1. lednu každého roku automaticky upravují podle vyhlášky, kterou Ministerstvo práce a sociálních věcí pro konkrétní rok vydá k provedení § 189 odst. 1 b) Zákoníku práce. Částku dle dané vyhlášky v těchto pravidlech každoročně aktualizuje výkonný ředitel spolku, k této změně není vyžadován souhlas Rady.

Zahraniční cesty

• Stravné podle předchozí kapitoly se proplácí při tuzemských cestách. Při zahraničních cestách se proplácí v souladu s vnitřním předpisem pro výplatu zahraničního cestovného a stravného.

Jízdní výdaje

• Při cestě veřejnou dopravou se proplácí cena doložených jízdenek včetně městské dopravy.
• Při předložení dražších jízdenek se proplácí 110 % nejvýhodnějšího komfortního, ale ekonomického způsobu dopravy.
• Při cestě autem se proplácí 4,50 Kč za km. Spolek při těchto cestách může požadovat po řidiči čestné prohlášení, že délka a náklady cesty odpovídají uvedené výši a cesta proběhla v souladu s principy našich projektů.
• Při cestách na místa dobře dostupná veřejnou dopravou se proplácí jízda autem jen v odůvodněných případech (přeprava materiálu, většího počtu osob, potřeba auta v místě atd.). Pokud cestující i přesto použije auto, proplácí se 110 % ceny jízdenky podle druhého bodu.
• V letecké dopravě se proplácí bookovací třídy economy. Pokud není zavazadlo nebo jídlo obsaženo v ceně letenky, proplácí se jedno zapsané zavazadlo a při letech na středně dlouhou vzdálenost jedno jídlo, při letech na dlouhou vzdálenost dvě jídla.

Výdaje za ubytování

Výdaje se proplácejí pouze na základě dokladu o zaplacení (stvrzenka, zaplacená faktura).

Proplácení času

Při cestách členů je možné aktivitu dobrovolníků podpořit proplacením času stráveného při řízení či provádění těchto projektů. Tyto výdaje proplácí zpravidla instituce, kam dobrovolník Wikimedia ČR vyjíždí, na základě připraveného ceníku [.doc], a to přibližně v následujících cenových hladinách:

• cestovné - 120 Kč/hodina
• administrace - 150 Kč/hodina
• lektorování - 250 Kč/hodina (nevztahuje se na ko-lektory)

V odůvodněných případech u prioritních projektů, kdy hostující instituce nemůže tyto náklady částečně či plně pokrýt, může proplatit Wikimedia ČR tyto výdaje na základě Dohody o provedení práce s tímto dobrovolníkem. Toto proplácení není automatické a provádí se jen po předchozí domluvě s radou spolku či s komisí tematického okruhu.

Další výdaje spolku

Investice

Návrh na pořízení nespotřebního majetku může podat kdokoliv. Při schvalování se vyhodnocuje, kolik členů či projektů spolku majetek využije nebo pro jaký konkrétní účel se majetek využije při plnění cílů spolku. Veškerý hmotný majetek se eviduje na stránce Evidence majetku na interní wiki spolku a za jeho zařazení do seznamu je zodpovědný žadatel. Majetek je standardně uložen v kanceláři spolku, výjimkou je vybavení, které si někdo vypůjčil. Vypůjčení majetku se eviduje v Evidenci majetku nebo na speciálních přehledových stránkách, na které je z Evidence majetku odkázáno.

Spotřební materiál

Spotřební materiál, jako kancelářské potřeby a papírnictví či poštovní ceniny, je uložen v kanceláři pro potřeby členů. V odůvodněných případech mohou být tyto náklady oproti účtenkám propláceny i např. zaměstnancům či obecně projektovým manažerům, kteří pracují z domova.

Opakované výdaje

Opakované výdaje, např. výdaje na provoz kanceláře, administruje výkonný ředitel nebo jím pověřená osoba. Nepočítají se do limitu podle bodu 5.14. organizačního řádu - opakované náklady stačí schválit jen jednou na počátku plnění.

Starší verze pravidel

• Zásady pro proplácení cestovních výdajů a stravného členům spolku která platila od 10. 5. 2010 do 31. 1. 2015.
• Finanční pravidla platná od 1. 2. 2016 do 26. 5. 2020 (detaily změn jsou vidět i v historii této stránky)